Administrasi Umum: Pengertian, Unsur, Ciri, Tujuan, Manfaat Dan Contoh Kegiatan Administrasi

Administrasi - Saat membaca atau dengar kata "administrasi" (administration), yang ada pada pemikiran kita ialah suatu hal yang terkait dengan rutinitas catat-mencatat, tulis menulis. Memang itu tidak salah karena rutinitas itu adalah bagian dari aktivitas administrasi.

Tapi sesungguhnya apa pengertian administrasi tersebut, apa tujuan dan fungsi dari aktivitas administrasi itu? Di artikel ini, saya akan membahas selengkapnya berkaitan administrasi, diantaranya:

Keterangan apakah itu administrasi, baik pengertian pada umumnya atau menurut beberapa ahli.
Apa tujuan dan fungsi administrasi untuk sebuah organisasi.
Apa unsur dalam aktivitas administrasi.
Beberapa ciri dan contoh dari aktivitas

Pengertian Administrasi Secara Umum

Apakah yang dimaksud dengan administrasi? Pengertian administrasi ialah suatu wujud usaha dan rutinitas yang terkait dengan penataan peraturan agar mencapai sasaran/ tujuan organisasi.

Maka bisa disebut jika administrasi mempunyai peran yang paling penting dalam semua kegiatan sebuah organisasi.

Disamping itu, pengertian administrasi secara sempit bisa disimpulkan sebagai wujud rutinitas yang mencakup catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan sederhana, ketik-mengetik, dan aktivitas yang lain karakternya tehnis ketatausahaan.

Sedangkan pengertian administrasi secara luas ialah semua proses kerja sama di antara 2 orang ataupun lebih yang mempunyai tujuan untuk capai tujuan dengan manfaatkan fasilitas dan prasarana tertentu secara memiliki daya buat dan berhasil

Merujuk pada pengertian administrasi itu kita bisa ketahui 3 poin utama berikut:

Administrasi ialah sebuah seni sekalian proses. Sebagai seni, administrasi memerlukan strategi khusus yang karakternya keadaanonal dan keadaanonal karena selalu berkaitan dengan keadaan, keadaan, waktu, dan tempat.
Dalam administrasi ada beberapa unsur tertentu, diantaranya; ada dua ataupun lebih orang didalamnya, terjadi kerja sama antar orang itu yang karakternya resmi dan hirarkis, mempunyai arah, ada pekerjaan, tersedianya fasilitas dan prasarana.
Administrasi muncul secara bertepatan dengan timbulnya peradaban manusia di mana administrasi itu untuk capai arah bersama.

Beberapa pakar di bagian manajemen menerangkan mengenai pengertian administrasi, diantaranya ialah:

1. George R. Terry

Menurut George R. Terry, pengertian administrasi ialah aktivitas perencanaan, pengaturan, dan koordinasi pekerjaan perkantoran, dan pendorongan mereka yang melakukannya supaya memcapai tujuan yang sudah diputuskan.

2. Arthur Grager

Menurut Arthur Grager, pengertian administrasi ialah peranan tata penyelenggaraan pada komunikasi dan layanan warkat satu organisasi.

3. Sondang P. Siagian

Menurut Sondang P. Siagian, makna administrasi ialah semua wujud proses dari kerja sama di antara dua pribadi ataupun lebih atas landasan rasionalitas dipilih untuk capai tujuan yang diputuskan sebelumnya.

4. Ulbert Silalahi

Menurut Ulbert, dalam pengertian luas makna administrasi ialah pengaturan dan pendataan data/ info secara struktural, baik intern atau external sebagai usaha untuk menyiapkan info dan mempermudah untuk memperolehnya kembali, baik itu beberapa atau semuanya. Sedangkan defenisi administrasi dalam makna sempit dikenali dengan istilah tata usaha.

5. Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson

Menurut Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson, pengertian administrasi ialah satu sisi dari pengetahuan manajemen yang terkait dengan penerapan pekerjaan perkantoran secara efektif, dimana dan kapan pekerjaan itu harus dilaksanakan.

Unsur-Unsur Administrasi

Selain memahami pengertian administrasi, ada banyak elemen utama yang harus berada di sebuah sektor usaha. Menurut The Liang Gie, ada 8 elemen yang perlu ada yaitu :

1. Organisasi

Dalam masalah ini, organisasi adalah tempat di mana aktivitas administrasi dilaksanakan. Dalam usaha, beberapa orang yang bekerja didalamnya akan digabungkan mejadi sebuah tempat.

2. Manajemen

Manajemen adalah alat khusus dalam penerapan administrasi. Ada pengontrol, pendorong, manager dan tenaga operasional. Dalam manajemen ini masih dipisah jadi tiga kelompok; hebat management, middle management dan lower management (mandor).

3. Komunikasi

Administrasi mengontrol pola komunikasi antar departemen yang ada dalam satu organisasi. Misalkan lewat surat, atau berita.

Penting untuk diketahui dan menegaskan info yang tersebar hingga terikat komunikasi yang bagus di antara faksi manajemen, client, dan administrator tersebut.

4. Kepegawaian

Ini terkait dengan pemakaian ternaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang sama-sama terkait, yaitu; akseptasi, peletakan, pemberdayaan dan penghentian kerja.

5. Keuangan

Ini terkait dengan pembiayaan kontrak kerja sama dimulai dari langkah mendapatkan dana sampai pertanggungjawabannya. Misalnya; administrasi pemasaran, pembelian, kontrak atau sewa, dan sumber dana.

6. Perbekalan

Terkait dengan penyediaan barang, penyimpanan dan penghilangan. Faksi administrasi akan menyisir mana barang yang diperlukan untuk aktivitas kerja dan yang mana tidak.

7. Tata usaha

Aktivitas tata usaha mencakup rutinitas pendataan, penyimpanan dan pengangkutan document/ data. Elemen tata usaha penting dalam administrasi sebab menjadi sumber info untuk organisasi dalam memutuskan.

8. Hubungan Masyarakat

Hubungan masyarakat (Public Relation) adalah satu usaha dalam merajut jalinan baik dengan customer atau client. Administrasi akan membuat ketentuan bagaimana terkait dengan warga khususnya customer.

Ciri-Ciri Administrasi

Administrasi mempunyai beberapa karakter/beberapa ciri diantaranya sebagai berikut ini:

Dalam aktivitas Administrasi ada banyak karakter/ beberapa ciri yang mudah dikenal, diantaranya ialah:

Administrasi mempunyai tujuan yang pasti.
Dalam Administrasi ada kelompok manusia yang terbagi dalam 2 orang ataupun lebih.
Administrasi selalu terkait dengan aktivitas kerja sama.
Dalam Administrasi ada usaha atau proses kerja.
Aktivitas dalam Administrasi selalu ada kepimpinan, tuntunan, dan pemantauan.

Fungsi Administrasi Secara Umum

Di bawah ini ialah fungsi-fungsi administrasi dalam organisasi:

1. Perencanaan ( Planning )

Perencanaan ialah aktivitas merencanakan. yang memerlukan sebuah rutinitas administrasi, dimulai dari penghimpunan data, pemrosesan data, sampai pengaturan rencana.

2. Pengaturan (Organizing)

Organizing ialah aktivitas membuat dan membuat komunikasi kerja di antara anggota-anggota dalam organisasi hingga bisa terwujud satu kesatuan usaha untuk capai tujuan organisasi tersebut

3. Kordinasi (Coordinating)

Coordinating adalah beberapa dari peranan manajemen yang melakukan beberapa rutinitas supaya berjalan dengan baik dengan menjauhi dari berlangsungnya satu kerusuhan, bentrokan, kekosongan rutinitas yang dikerjakan dengan menyambungkan, menjadikan satu dan sesuaikan satu pekerjaan bawahan yang hingga ada kerja sama yang terkonsep pada suatu usaha untuk capai satu arah organisasi.

4. Laporan (Reporting)

Reporting ialah rutinitas pengutaraan perubahan atau dari hasil satu aktivitas dengan membuat dan memberi laporan dari fungsi dan tugas beberapa petinggi yang semakin tinggi baik lisan atau tulisan untuk memperoleh kisah mengenai pelakasanaan pekerjaan beberapa anggota organisasi.

5. Pengaturan Budjet (Budgeting)

Budgeting ialah rutinitas rencana dan pengendalian keuangan atau bujet dalam organisasi yang dilaksanakan secara berkaitan.

6. Penempatan (Staffing)

Staffing ialah aktivitas yang berhubuungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya yang lain dalam sebuah organisasi; dimulai dari perkrutan tenaga kerja, peningkatan, peralatan dalam organisasi itu.

7. Pengarahan (Directing)

Pengarahan atau tuntunan ialah rutinitas berhubungan dengan anggota organisasi berbentuk memberikan tuntunan, anjuran, beberapa perintah, supaya pekerjaan digerakkan secara baik buat capai arah yang sudah dipastikan.

Tujuan Administrasi

Berikut beberapa tujuan dari administrasi

1. Membuat Program Usaha

Tiap organisasi memerlukan info dan data sebagai referensi dalam membuat program kerja favorit. Info dan data ini bisa didapat dari aktitivitas administrasi.

Itu alasannya kenapa proses administrasi harus dilaksanakan secara struktural, supaya info dan data yang diperlukan bisa diketemukan dengan mudah

2. Menilai Aktivitas Organisasi

Sistem administrasi yang bagus akan menolong organisasi untuk melihat bermacam info dan data. Lewat info dan data tersebut karena itu seterusnya organisasi bisa melakukan penilaian pada tiap aktivitas yang dilaksanakan.

3. Mengawasi Rutinitas Administrasi

Aktivitas administrasi ini mencakup beberapa hal, hingga realisasinya harus dilaksanakan dengan teratur dan struktural.

Adanya administrasi yang bagus, karena itu perusahaan atau organisasi bisa mengawasi apa, bagaimana, kapan, di mana, dan kenapa sebuah aktivitas dilaksanakan.

4. Memastikan Keamanan Aktivitas Usaha

Tiap perusahaan atau organisasi memerlukan kejelasan keamanan dalam melakukan aktivitas usahanya. Oleh karenanya, tiap organisasi memerlukan administrasi yang bagus untuk mengawasi tiap rutinitas, baik dari dalam atau di luar.

Adanya proses administrasi, karena itu tiap rutinitas dan transaksi bisnis akan terdaftar dengan jelas dan terinci.

Contoh Aktivitas Administrasi

Sebagai pendamping artikel ini, kita bisa menyaksikan contoh-contoh wujud administrasi berdasar macamnya:

Contoh administrasi kependudukan; pengerjaan Kartu Keluarga, KTP, Akte lahir, Surat Kematian, dan sebagainya.

Contoh administrasi pendidikan;

membuat agenda pelajaran, mengurusi surat-menyurat, dan mengendalikan rutinitas sekolah.

Contoh administrasi perkantoran; mengurusi mangkirsi karyawan, membuat surat masuk dan keluarg barang, pendataan stock barang, dan sebagainya.

Contoh administrasi keuangan; membuat catatan pembukuan keuangan, membuat faktur, membuat neraca keuangan, dan sebagainya.

Contoh administrasi negara; ketentuan tata langkah pembangunan badan dan komisi di pemerintah, ketentuan dan tata langkah layanan publik, presiden mengendalikan mengenai reshufle kabinet.

Peranan Administrasi Sebagai Queen of Peace

Dapat disebut makna administrasi seperti Queen of Peace. Kerusuhan terus akan terjadi dalam sebuah perusahaan atau usaha saat administrasi tidak berjalan dengan baik.

Pikirkan jika Anda tidak mempunyai pola penyimpanan file yang rapi. File dan surat-menyurat Anda ditempatkan asal-asalan?

Suatu hari Anda betul-betul memerlukannya dan diperlukan waktu lama untuk Anda untuk mendapatinya. Walau sebenarnya bila Anda mengaturnya secara baik pasti waktu dapat disingkat dan dipakai untuk menuntaskan sasaran yang lain.

Pengertian administrasi dalam usaha sesungguhnya benar-benar luas dan akan terkait dengan bermacam jenis tipe menejemen di sejumlah status di departement perusahaan. Menurut kontribusi Pankaj Mishra lewat Linkedin, administrator nanti bisa menjadi penyambung bermacam departemen, mitra perusahaan dan customer sekalian.

Karenanya, sektor ini minimal harus dapat mem-backup banyak hal berikut:

Memahami pengertian administrasi

Tingkatkan performa staff kantor dalam soal koordinasi dan mengendalikan administrasi kantor di beberapa sektor
Keluarkan standard filing yang pas
Meningkatkan dan mengendalikan asset perusahaan
Sanggup meningkatkan proses administrasi
Sanggup mengatur dan berencana anggaran administrasi
Membuat laporan aktivitas perusahaan dimulai dari pengupahan, aktivitas pengangkutan dan yang lain

Walau bagaimanapun, pekerjaan khusus administrator bergantung perusahaan. Yang jelas sektor ini akan pastikan efektivitas perform perusahaan di semua departemen. Mereka bertindak selaku jembatan penyambung di antara manejemen dan pegawai.

Adminisrasi kantor adalah komponen yang dihubungkan dengan efektivitas dan produktifitas kerja perusahaan. Mereka memberi info yang diperlukan oleh bermacam departemen hingga setiap job description dan rencana tiap menejemen terwujud.

Mereka menyediakan apa yang diperlukan oleh bermacam departemen, membuat ketentuan dan budaya perusahaan. Keliatannya, sektor ini ibarat raib ditelan bumi, walau sebenarnya administrasi ialah kunci khusus kelancaran peraturan perusahaan.

Demikian keterangan berkenaan pemahaman administrasi,Tujuan, peranan, beberapa unsur dan beberapa ciri Administrasi yang penting kita kenali. Mudah-mudahan berguna.