Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

Bagaimana Berkomunikasi Dalam Rapat ?

Bagaimana Berkomunikasi Dalam Rapat ?

Komunikasi - 
Komunikasi ialah "suatu proses saat seorang atau sebagian orang, kelompok, organisasi, dan warga membuat, dan memakai info supaya tersambung dengan lingkungan dan seseorang".Biasanya, komunikasi dilaksanakan secara lisan atau verbal yang bisa dipahami oleh kedua pihak.

Tidak terkecuali dalam rapat seorang harus memakai komunikasi yang benar dan baik supaya bisa dipahami atau dimengerti anggota rapat

Rapat adalah dari beberapa jenis komunikasi usaha yang merujuk pada komunikasi kelompok yang terjadi dengan tujuan untuk mengulas suatu hal yang dilaksanakan di saat dan dalam waktu saat yang sudah diputuskan.

Rapat bisa terjadi secara tatap muka atau lewat media. Sekarang, kehadiran internet sebagai media komunikasi sudah mempermudah peserta rapat untuk lakukan rapat di mana pun mereka berada lewat teleconference atau videoconference. Pemakaian tehnologi dalam komunikasi bisnis terutama untuk memberikan fasilitas rapat bisa berpengaruh pada berkurangnya biaya yang perlu dikeluarkan untuk melangsungkan rapat, mengirit waktu, dan mengirit biaya perjalanan dinas.

Pada suatu perusahaan atau organisasi, rapat adalah sisi yang tidak dipisahkan dari cuaca komunikasi perusahaan atau organisasi yang berkaitan.

Beberapa orang melihat rapat ialah aktivitas yang menjemukan dan beberapa yang lain melihat rapat sebagai kesempatan yang perlu digunakan untuk sama-sama berganti info atau berunding dan hasilkan keputusan tertentu.

Efektifitas dan efektivitas rapat ditetapkan oleh rencana dan penyiapan rapat yang bagus, penyeleksian media komunikasi yang pas, dan pengetahuan yang bagus mengenai komunikasi usaha dan komunikasi organisasi karena rapat memerlukan ketrampilan komunikasi yang oke.

Berbicara pada suatu rapat tidak sama dengan komunikasi interpersonal atau komunikasi antar individu, karenanya seorang pimpinan perusahaan atau organisasi harus mengetahui bermacam perbedaan yang ada dan sesuaikan style komunikasi dengan peserta rapat supaya rapat bisa berjalan efisien.

Karena itu dibutuhkan cara-cara berbicara dengan baik dalam rapat supaya rapat bisa berjalan secara efisien dan efektif.

Pengertian Rapat

Rapat ialah tatap muka di antara anggota lingkungan organisasi untuk membicarakan atau menyelenggarakan satu permasalahan yang menyangkut kebutuhan bersama.

Tujuan Rapat

  • Untuk pecahkan permasalahan atau cari jalan keluar satu permasalahan
  • Untuk sampaikan info, perintah, pernyataan
  • Sebagai alat pengaturan antar internal atau antar ekstern
  • Supaya peserta rapat bisa turut berperan serta ke beberapa masalah yang terjadi
  • Menyiapkan satu acara atau aktivitas
  • Memuat semua persoalan dari arus bawah (beberapa peserta rapat).

Adapun Bagaimana  berkomunikasi  yang bagus di dalam rapat salah satunya ialah seperti berikut :

1. Melakukan kontak mata

Melakukan kontak mata adalah wujud komunikasi nonverbal yang tidak bisa dipisah saat kita berbicara secara tatap muka.

Kadangkala peserta rapat cenderung memakai komunikasi tatap muka saat rapat khususnya saat mengulas permasalahan tertentu yang disodorkan oleh peserta rapat.

Sebagai pimpinan rapat, sebaiknya saat rapat berjalan membuat contact mata dengan semua peserta rapat dan bicara dengan tiap peserta rapat.

Ini bisa membuat peserta rapat tertarik dengan yang akan dibahas sekalian membuat peserta rapat berasa berharga dan jadi bagian dari kelompok.

Disamping itu, beberapa peserta rapat juga harus waspada dengan bermacam bahasa badan dalam komunikasi yang lain karena kekeliruan dalam komunikasi nonverbal bisa memunculkan salah paham komunikasi nonverbal dalam komunikasi.

2. Aktif mendengarkan

Komunikasi yang terjadi di pertemuan ialah komunikasi dua arah. Karenanya, penting untuk peserta rapat atau pimpinan rapat agar bisa mengendalikan diri tidak untuk bicara bila belum dikasih kesempatan untuk bicara.

Dengarkan opini seseorang di pertemuan bisa menolong pimpinan rapat dan peserta rapat untuk pahami tujuan masing-masing dengan bisa lebih cepat.

Ini sekalian memperlihatkan salah satunya manfaat komunikasi dua arah untuk menghindar terjadi kesalahapahaman di pertemuan.

3. Memerhatikan pembicara

Seringkali orang cenderung untuk lebih memerhatikan materi yang dipresentasikan lewat slides dibanding dengan pemateri atau orang yang memberi materi.

Sebagai pembicara, sebaiknya membuat materi yang cuman berisi beberapa point utama. Beberapa poin penting itu selanjutnya diuraikan lebih lanjut oleh pembicara.

Ini bisa memantik kesadaran peserta rapat untuk lebih memerhatikan apa yang dibahas dibanding dengan yang dihidangkan lewat slides.

Hingga, peserta rapat makin lebih memerhatikan pembicara dibanding dengan slides yang diperlihatkan.

4. Menghargai dan menghormati opini seseorang

Rapat ialah ajang transisi info, gagasan atau ide dari beberapa peserta rapat sekalian sebagai fasilitas komunikasi, urun rembuk, merangkum rencana project, dan ambil keputusan penting yang berpengaruh pada kelangsungan perusahaan atau organisasi.

Saat proses transisi info atau gagasan berjalan, tentu saja akan terjadi perbedaan opini yang bisa mengarah pada ketidaksepakatan pada opini yang diberi oleh seseorang.

Karena itu, di pertemuan sebaiknya antar peserta rapat sama-sama menghargai dan menghormati opini seseorang. Bila ada opini yang di rasa tidak bisa diaplikasikan dalam perusahaan atau organisasi, sebisa mungkin diutarakan dengan sopan dan tawarkan alternative lain.

5. Bersikap positif

Bersikap positif sepanjang rapat berjalan penting karena bisa mendukung kesuksesan rapat tersebut.

Saat proses dialog berjalan, sebaiknya peserta rapat masih konsentrasi pada topik rapat dan mengembangkan jalan keluar dibanding cuman memberi tanggapan negatif pada opini seseorang tanpa memberi jalan keluar.

6. Bicara dengan singkat, padat, dan terang

Saat rapat, sebaiknya memakai waktu sebaik-baiknya untuk bicara dengan singkat, padat, dan terang.

Sebaiknya memakai kalimat yang pas, tidak klise, tidak memakai slogan, dan berbelit-belit. Bahasa yang dipakai juga sebaiknya bahasa resmi ingat peranan bahasa dalam komunikasi usaha yang khusus sebagai alat berkomunikasi.

Ini ditujukan untuk mempermudah peserta lain terima dan menerjemahkan info yang dikatakan dan mempunyai cukup waktu untuk memberi saran atau respon.

7. Memakai data dan fakta

Saat menyediakan info atau menyampaikan opini di depan peserta rapat, sebaiknya didukung dengan data dan bukti yang bisa dipertanggungjawabkan.

Ini ditujukan supaya saat ada peserta pertemuan yang memberi pertanyaan, bisa dijawab dengan jujur dan professional karena didukung oleh data dan bukti yang benar.

8. Pemberian tugas

Saat rapat usai, sebaiknya rapat ditutup dengan pastikan kembali hasil pertemuan dan beberapa tugas yang perlu ditangani oleh peserta rapat dari hasil pertemuan yang sudah dilaksanakan.

Demikian uraian ringkas mengenai cara komunikasi yang baik dalam rapat. Mudah-mudahan bisa menambahkan wacana dan pengetahuan kita mengenai rapat sebagai salah satunya jenis komunikasi usaha dan cara komunikasi yang baik dalam rapat.

Post a Comment for "Bagaimana Berkomunikasi Dalam Rapat ?"