Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

Kearsipan Adalah ; Jenis - Jenis Arsip dan Tugas Pokok Kearsipan dalam Suatu Organisasi

Kearsipan Adalah ; Jenis - Jenis Arsip dan Tugas Pokok Kearsipan dalam Suatu Organisasi

Administrasi - 
Arsip ialah tiap catatan yang tercatat, tercetak atau ketikan berbentuk huruf, angka, atau gambaran yang memiliki makna atau tujuan dan sebagai bahan komunikasi dan info yang terekam pada kertas (surat-surat), kertas film, media computer (disket, harddisk, piringan).

Pengertian Kearsipan Menurut beberapa Pakar

1. Menurut Soebroto (1973:3) :
Ada 2 (dua) perumusan mengenai pengertian kearsipan, yakni seperti berikut :
  1. Kearsipan ialah penyelenggaraan administrasi atau penerapan kearsipan yang memperlancar lalu lintas surat masuk dan surat keluar.
  2. Kearsipan ialah aktivitas yang terkait dengan pengurusan arsip baik arsip aktif atau arsip statis.
2. Menurut Dekdikbud (1980:52) :
Kearsipan diberi batas seperti berikut 

Kearsipan bisa disimpulkan sebagai suatu proses penataan dan penyimpanan beberapa bahan warkat secara struktural, hingga beberapa bahan warkat itu secara cepat bisa dicari atau dijumpai tempatnya setiap dibutuhkan.

3. Menurut Ig.Wursanto (1989:15) :

Yang diartikan dengan filling atau penyimpanan warkat ialah aktivitas menambahkan warkat dalam suatu area untuk menyimpan secara teratur menurut mekanisme formasi dan tata langkah yang sudah ditetapkan hingga perkembangan warkat itu bisa dikontrol dan setiap dibutuhkan bisa dengan cepat diketemukan kembali.

4. Menurut The Liang Gie :

Arsip ialah kelompok warkat-warkat yang tersimpan secara struktural, hingga setiap waktu diperlukan bisa dengan cepat diketemukan.

Jenis-Jenis Arsip

Beberapa jenis arsip salah satunya dalah seperti berikut :

1. Arsip Dinamis
Arsip yang dipakai langsung, dalam rencana penerapan, penyelenggaraan kehidupan berkebangsaan pada umumnya.

2. Arsip Aktif
Arsip aktif adalah arsip yang langsung dan terus-terusan dibutuhkan dan dipakai, dalam penyelenggaraan administrasi.

3. Arsip Inaktif
Arsip aktif dinamis yang frekwensi pemakaiannya, untuk penyelenggaraan administrasi telah turun.

4. Arsip Statis
Arsip yang tidak dipakai langsung, untuk rencana penyelenggaraan kehidupan, berkebangsaan biasanya, atau untuk penyelenggaraan setiap hari administrasi negara.

5. Arsip Duplikasi
Arsip yang wujud atau didalamnya sama dengan arsip aslinya.

Beberapa tugas kearsipan ialah tugas-tugas yang perlu dilaksankan oleh unit kearsipan dalam suatu organisasi. Dalam masalah ini minimal ada 4 (empat) tugas pokok kearsiapan, diantaranya yakni:

  1.  Menyimpan Berkas Surat Dinas Semua surat dinas harus tersimpan di lokasi yang aman, nyaman dan memakai mekanisme tertentu yang mendukung bila suatu saat arsip itu dibutuhkan, hingga bisa diketemukan secara cepat dan tepat.
  2. Pengemdalian serta Pemeliharaan Berkas Surat Dinas Pemeliharaan arsip dapat dikerjakan dengan sediakan fasilitas dan prasarana yang ideal misalnya ruang, rack filing cabinet, lemari, dan lain-lain. Selain melakukan perawatan, petugas kearsipan harus sanggup mengatur surat/warkat dengan jalan membuat catatan khusus atau pola tertentu hingga arsip betul-betul teratasi.
  3.  Penyusutan dan Pemusnahan Berkas Penyusutan adalah proses pengurangan atau perpindahan arsip aktif ke arsip pasif dan menghancurkan arsip yang tidak mempunyai nilai buat kembali berdasar periode waktu penyimpanan (agenda penyimpanan) tertentu.
  4.  Penemuan Kembali Berkas Surat/Document Dengan memakai mekanisme kearsipan yang pas didukung dengan pendataan yang teratur, arsip yang diperlukan untuk penuntasan pekerjaan bisa diketemukan kembali dengan gampang, pas dan cepat.

Penyortiran Surat atau Dokumen

Penyortiran surat/document adalah aktivitas memisah-misahkan surat untuk pemrosesan selanjutnya. Minimal penyortiran surat/document mempunyai 3 tujuan, yakni: 

  1. Untuk menentukan prioritas penangannya 
  2. Untuk ketahui volume atau banyaknya surat masuk 
  3. Untuk memudahkan pengawasan

Penyortiran surat/document dikerjakan oleh petugas yang menerima surat di loket penerimaan surat masuk. Dalam masalah ini ada 3 tugas yang perlu dikerjakan oleh petugas yang menerima surat, diantaranya yakni: 

  1.  Menggolongkan surat ke surat pribadi dan surat dinas 
  2.  Pisahkan surat pribadi untuk pimpinan sekertaris atauun pimpinan 
  3. Menggolongkan surat dinas atas surat dinas rutin/biasa, surat dinas penting dan surat dinas rahasia. Surat tipe ini bisa dijumpai dengan: (a) Mempelajari sumber surat dari nama pengirim (b) Mempelajari langkah pengangkutan (kilat, segera, pos paket atau barang cetakan).

Selanjutnya untuk pembelahan beberapa surat, diperlukan suatu alat yang disebutkan dengan kotak sortir. Kota sortir harus disiapkan sekitar bagian yang ada di suatu kantor, di mana tiap kotak dikasih code/nama masing-masing unit, misalnya sisi keuangan, sisi kepegawaian, sisi rencana dan lain-lain. 

Beberapa surat yang diperuntukkan ke sisi keuangan harus dimasukkan pada dalam kotak sortir sisi keuangan, lalu surat yang diperuntukkan ke sisi rencana karena itu harus dimasukkan pada dalam sortir sisi rencana dan sebagainya.

Perlu ditegaskan khusus untuk surat rahasia, surat terdaftar, surat kilat, wesel pos dan surat tertutup yang lain harus dikasih stempel jam tanggal terima surat pada amplop bagian belakang.

Pencatatan Document

Document yang masuk dan document yang keluar akan dilaksanakan suatu pendataan. Ini mempunyai tujuan sebagai alat buki tercatat jika organisasi atau perusahaan itu melakukan suatu pengangkutan atau penerimaan document dari atau ke organisasi/perusahaan yang lain.

Bila suatu document tidak dicatat, baik itu document masuk atau document keluar karena itu organisasi atau perusahaan itu tidak mempunyai bukti yang orisinal. Dalam pendataan document masuk pada suatu organisasi dapat dicatat dalam buku tertentu.

Dalam masalah ini pencatat mempunyai tugas, diantaranya yakni: 

  1.  Buka amplop, membaca dan mempelajari isi surat supaya pimpinan dapat bisa lebih cepat menangkap Pokok dari isi surat dengan menggaris bawahi kata atau kalimat yang dipandang penting 
  2. Mengecek lampiran 
  3.  Membubuhkan cap (time stamp or electric clock dating machine), yakni stempel jadwal pada ruangan kosong di bagian bawah atau atas halaman pertama surat. Stempel jadwal harus berisi tanggal penerimaan surat, hari, jam penerimaaan surat, nomor jadwal, tanggal surat dilanjutkan, dan tanda-tangan petugas jadwal.
  4. Menjadwalkan surat masuk, yaitu menulis surat itu dalam buku penerimaan harian untuk surat masuk. Buku ini disebutkan dengan buku jadwal masuk. Sementara petugasnya diberi nama agendaris. Tiap surat masuk dicatat dan dikasih nomor jadwal surat masuk. Minimal ada 3 jenis wujud buku agenda yakni, buku agenda tunggal, buku agenda kembar, dan buku agenda berpasangan.

Lebih jauh beberapa surat yang penting diproses selanjutnya harus ditujukan dan dilanjutkan ke petinggi yang memiliki hak mengolahnaya, dalam masalah ini: 

  1.  Surat masuk harus disertakan atau dibarengi helai disposisi oleh sekertaris/kepala tata usaha 
  2.  Surat yang sudah mendapatkan disposisi dikatakan kembali ke sekretaris/kepala tata usaha, seterusnya dilanjutkan pada unit pengolah untuk diolah sesuai disposisi 
  3.  Surat masuk yang diperlengkapi dengan helai disposisi dilanjutkan pada pimpinan atau kepala sisi untuk memperoleh respon atas isi surat dengan memperjelas pada helaian diposisi itu berbentuk perintah atau info.

Pencatatan document keluar untuk beberapa surat yang karakternya teratur atau insidental, biasanya pimpinan memberikan pengerjaan ide ke bawahan atau orang yang dipilih. Orang yang khusus membuat ide surat itu dikatakan sebagai konseptor.

Dalam masalah ini persyaratan dalam pengerjaan ide surat ada 6 jenis, diantaranya yakni: 1) Ada persetujuan konsep surat dari atasan. Kemungkinan ada sesuatu hal yang penting ditambah atau dikurangi, atau ada kejanggalan 2) Menulis konsep surat 3) Menjadwalkan surat 4) Penandatangan surat 5) Pemberian cap dinas 6) Melipat surat, penyampulan surat, pengangkutan surat dan penyimpanan surat.

Post a Comment for "Kearsipan Adalah ; Jenis - Jenis Arsip dan Tugas Pokok Kearsipan dalam Suatu Organisasi"