Kemampuan Bahasa yang Harus Dimiliki Sekretaris Serta Tugasnya
Manajemen - Sekretaris ialah sebuah karier administratif yang memiliki sifat orang kepercayaan/memberikan dukungan. Gelar ini mengarah ke sebuah karyawan kantor yang pekerjaannya adalah melakukan perkerjaan teratur, beberapa tugas administratif, atau beberapa tugas individu/langsung dari atasannya.
Karyawan atau pegawai ini umumnya lakukan beberapa tugas seperti menulis, pemakaian computer, dan penataan jadwal. Mereka umumnya bekerja ada di belakang meja. Sejumlah besar sekretaris ialah wanita.
Di dunia kerja sekarang ini ada kembali karier yang disebut perubahan dari sekretaris yakni orang kepercayaan individu (PA atau Individual Assistant).
Ketidaksamaan dari PA dan sekretaris ialah PA lebih bertanggungjawab untuk satu orang, dalam masalah ini eksekutif atau bos yang mengaryakan dianya. Sedang sekretaris lebih bertanggungjawab ke perusahaan pada umumnya, dan sekretaris diharuskan pandai dalam bahasa atau berkomunikasi
Dengan singkat bahasa adalah alat berkomunikasi setiap hari yang dipakai oleh manusia untuk sampaikan pemikiran atau hati ke musuh berbicara dengan media suara atau tulisan.
Bahasa yang memakai media suara jadi kemahiran mendengar dan bicara, dan bahasa yang memakai media tulisan jadi kemahiran membaca dan menulis.
Dengan demikian dalam masalah ini, mendengar, bicara, membaca, dan menulis adalah empat kemahiran bahasa manusia yang memiliki sifat universal. Kerap dipersingkat dan dipasangkan jadi dengar-bicara dan baca-tulis.
Kemahiran mendengar-berbicara memakai organ telinga dan mulut, sedang kemahiran baca-tulis memakai organ mata dan tangan.
Karena bahasa adalah alat berkomunikasi yang memiliki sifat mutlak, karena itu mau tidak mau harus digunakan, karena itu dalam masalah ini kemahiran memakai bahasa menjadi tuntutan ke orang yang berjabatan sebagai sekretaris atau menejer kantor atau petugas administrasi, karena ke-3 karier ini memiliki sifat melayani orang yang mempunyai urusan atau kebutuhan dengan kantor sebagai tempat bekerja mereka.
Pandai Membaca dan Menulis
Sama seperti yang disebut sebelumnya, membaca ialah kemahiran bahasa yang memakai organ mata dan menulis ialah kelihaian bahasa yang memakai organ tangan. Bermakna bila kita ingin jadi pandai saat membaca, pertama kali organ mata harus dibuat jadi sehat.
Teknik Membaca
1) Membaca Cepat
Tehnik ini diperlukan untuk mengetahui dengan cepat atau pada dasarnya isi dari bacaan sebagai objek. Tehnik ini adalah cara yang jalankan mata pada tulisan - tulisan yang ada dalam lembaran dengan cepat tetapi dengan fokus yang mengagumkan hingga ingatan yang kuat jadi unggulan dalam realisasinya.
Bila muncul kesalahan sedikit saja, cara ini tidak membawa hasil. Berarti fokus penuh adalah persyaratan mutlak untuk jalankan cara tersebut.
2) Membaca Lengkap
Tehnik ini diperlukan untuk mengetahui selengkapnya isi dari bacaan sebagai objek. Penerapan tehnik ini membutuhkan kesabaran yang mutlak,bahkan juga harus diaplikasikan dari awal s/d selesai.
Tetapi, kecepatan membaca ialah suka-suka, bergantung dari pembaca berikut keadaan pada waktu itu. Tanpa kesabaran yang cukup, sasaran yang akan diraih tentu tidak terjadi.
3) Membaca Detail
Tehnik ini diperlukan untuk mengetahui secara mendalam isi bacaan sebagai objek. Penerapan tehnik ini diimbangi dengan pembahasan yang mutlak. Oleh karena itu, penerapan tehnik membaca detail tentu menyita waktu banyak karena selain proses membaca yang digerakkan, proses membahas juga perlu digerakkan.
Tanpa menjalankan proses membahas, sasaran yang akan diraih berkenaan isi yang mendalam tentu tidak berhasil.
4) Membaca Selektif
Tehnik ini diperlukan untuk mengetahui secara selective beberapa dari isi bacaan sebagai objek. Penerapan tehnik ini tidak ada hubungan dengan kecepatan membaca akanpun saat yang diperlukan.Kaitannya cukup dengan kebutuhan pembaca sebentar.
Tujuannya, keperluan pembaca yang terpusat pada beberapa hal tertentu yang ada dalam keseluruhnya bacaan yang tentukan penerapan tehnik ini. Bagian yang memikat perhatian pembaca itu yang dibaca, sedang bagian lain diacuhkan.
1. Menulis
Menulis merupakan kemahiran bahasa yang sepasang dengan kemahiran membaca karena ke-2 kemahiran ini memakai tulisan sebagai media. Kemahiran membaca ialah kemahiran yang memiliki sifat pasif karena diperuntukkan untuk diri kita, sedang kemahiran menulis ialah kemahiran yang memiliki sifat aktif karena diperuntukkan ke musuh atau seseorang, dalam masalah ini misalkan menulis notulan rapat, menulis laporan untuk kebutuhan kantor, menulis surat untuk konsumen setia dan lain-lain.
Menurut Hiroaki Kitamura, menulis ialah tindakan yang mengingati kita pada hati atau pemikiran diri sendiri, bermakna perlakuan bicara ke diri sendiri. Disini terletak daya tarik menulis.
Karena kemahiran menulis memiliki sifat aktif, yaitu hasilnya diperuntukkan ke seseorang, karena itu kemahiran ini perlu ditemani dengan beberapa pengetahuan yang memberi dukungan. Pengetahuan yang diperlukan pertama kali ialah pengetahuan mengenai pengaturan 'kerangka tulis'.
Kerangka Tulis ialah garis besar dari isi yang akan dicatat. Kerangka Tulis terdiri dari beberapa step pertimbangan berkenaan isi penulisan.
Tingkatan yang diartikan diantaranya sebagai berikut ini:
- Pikirkan lebih dulu apa yang akan dicatat
- Pikirkan topik dan subtema berkenaan apa yang ingin dicatat
- Pikirkan jumlah paragraf berikut posisi paragraf dari topik dan subtema yang akan dicatat
- Mengumpulkan beberapa bahan berkenaan topik dan subtema
- Lakukan penulisan.
2. Pandai Mendengarkan dan Berbicara
Mendengarkan adalah kemahiran bahasa yang memakai organ telinga, sedang bicara adalah kemahiran bahasa yang memakai organ mulut. Mahir mendengarkan dan kemahiran bicara adalah sepasang kemahiran bahasa yang memakai suara sebagai mediumnya.
Mendengarkan ialah kemahiran bahasa yang disebut suatu usaha mendapatkan suatu pengetahuan atau pemahaman pada suatu hal pesan atau info atau berita yang didengar.
Itu maknanya mendengarkan adalah usaha yang dilakukan oleh pendengar dengan memberikan perhatian ke pembicara dan usaha menangkap penglihatan atau pemikiran atau info yang disampaikan oleh pembicara.
Saat itu berbicara sama dengan menulis, yakni kemahiran bahasa yang memiliki sifat aktif. Peranan berbicara diantaranya yakni:
- Sebagai Alat untuk Mengutarakan Perasaan Rasa sedih, senang, takut, aman, kasih sayang, semua dapat diutarakan dengan kalimat atau ucapan-ucapan yang disampaikan dari mulut.
- Sebagai Alat Komunikasi Manusia hidup bermasyarakat, mau tidak mau harus terkait dengan warga disekelilingnya. Untuk berhubungan, manusia bisa memakai kemahiran bicara. Maka bicara ialah alat berkomunikasi dalam pertemanan masyarakat.
Lebih jauh ada empat factor yang memengaruhi kelancaran berbicara, diantaranya yakni:
- Pengetahuan Pengetahuan yang dikuasai oleh pembicara akan berpengaruh pada cara dia dalam bicara.
- Pengalaman - Pengalaman yang semakin banyak, akan jadikan pembicara lebih lancar berbicara.
- Inteligensia (Kecerdasan Otak) Kecerdasan otak adalah suatu hal yang di turunkan semenjak lahir. Otak yang lebih pintar akan menolong berbicara lebih lancar. Dalam realita, seorang yang bodoh akan susah bicara.
- Bakat Bakat adalah ketrampilan yang di turunkan semenjak lahir. Seorang yang punyai bakat berbicara, akan membuat ia lebih lancar berbicara bila dibanding sama orang yang lain tidak berbakat.
Jadi dalam masalah ini, kelancaran berbicara lurus sebanding dengan pengetahuan, pengalaman, inteligensia, dan bakat yang tinggi. Semakin banyak pengetahuan atau pengalaman, jadi lebih lancar berbicara, serta lebih tinggi bakat atau inteligensia yang ada, maka akan membuat lebih lancar berbicara.
3. Kemahiran mendengar - Berbicara dalam Menghubungi dan Terima Tamu/Bertamu
Menelepon adalah pekerjaan atau komunikasi yang memakai pesawat telephone sebagai mediumnya (mediator). Oleh karena itu, dalam masalah ini kemahiran bahasa yang berperan adalah kemahiran mendengar dan berbicara.
Karena menelepon adalah komunikasi yang cuman memakai media suara, karena itu beberapa hal yang penting diingat dan diaplikasikan hanya cukup berkenaan beberapa hal yang terkait dengan suara. Dalam masalah ini kemahiran mendengar-berbicara yang penting diaplikasikan saat menelepon diantaranya yakni:
- Tidak berbicara saat menerima atau mendengarkan perbincangan musuh. Ini dibutuhkan untuk menunjukkan sikap yang serius ke lawan.
- Tidak memotong perbincangan lawan ditengah-tengah, karena tidak benar. Memotong lawan yang bicara merupakan sikap yang tidak sesuai norma dan perilaku, hingga terkesan tidak sopan.
- Jauhi diri dari masalah. Di saat menelepon, yakinkan tidak ada suatu hal yang mengusik, misalnya suara yang lain ada disekitar.
- Bereaksi secara serius untuk memperlihatkan perhatian dan ketertarikan yang besar. Ketika atau pada mendengarkan atau berbicara, tunjukanlah sikap yang serius dengan perhatian dan ketertarikan yang besar.
- Bersabar dan tidak emosi. Saat dengarkan suara lawan berbicara karena itu kita harus bersabar mendengarkannya sampai selesai, dan jika ada perbincangan yang tidak pas dengan diri kita karena itu harus dapat mengendalikan diri tidak untuk langsung emosi.
- Memakai suara besar dan jelas. Saat menghubungi, pakai suara wajar yang besar dan terang, supaya pihak Iawan tidak harus berteriak-teriak karena suara yang kecil.
- Menanyakan di saat yang tepat. Bila ingin menanyakan, karena itu lihat kondisinya, karena jika tidak jadi masalah untuk lawan berbicara yang menghubungi. Dalam masalah ini keadaan yang pas misalkan saat ada jeda (berhenti sebentar di tengah-tengah) atau setelah lawan usai berbicara.
- Bersikap melayani keperluan musuh. Saat menghubungi, baik waktu dengarkan atau di saat bicara, perlihatkan sikap siap layani dan penuhi keperluan lawan.
4. Kemahiran Baca-Tulis Dalam E-mail, Faksimili dan Korespondensi
Sarana E-mail, faksimil dan korespondensi mempunyai satu kecocokan, yakni adalah fasilitas surat-menyurat. Kemahiran membaca yang diperlukan saat membaca surat yang masuk baik lewat E-mail, faksimil, atau korespondensi yakni tehnik membaca lengkap dan tehnik membaca detail.
E-mail dapat diciptakan keluar lewat printer, faksimil sudah keluar berbentuk lembar kertas sedang korespondensi sudah tentu berbentuk kertas lembar kertas. Karena ke-3 fasilitas ini dapat menyediakan surat berbentuk kertas lembar yang bisa digenggam tangan dalam waktu lama.
Pertama kali dibutuhkan tehnik membaca lengkap, membaca surat dari awalnya sampai usai untuk ketahui keseluruhnya isi surat. Kemudian, bila perlu, dapat dilaksanakan tehnik membaca detail pada sisi surat yang dipandang perlu, agar dijumpai lebih dalam berkenaan info yang akan dikerjakan. Sesudah membaca lengkap dan membaca detail pada surat yang masuk, selanjutnya yakni menulis surat jawaban yang dibutuhkan.
Kemahiran Dalam SMS Hp Kemahiran membaca yang diperlukan saat membaca SMS hp yang masuk diantaranya yakni:
- Tehnik membaca cepat
- Tehnik membaca lengkap
- Tehnik membaca detail.
SMS hp tidak dapat menyediakan isi pesan berbentuk kertas lembar yang dapat digenggam tangan dalam waktu lama. SMS hp tampilkan isi pesan dari pengirim berbentuk monitor kecil pada hp yang cuman dapat dibaca dalam kurun waktu yang cepat.
Karena itu, tehnik membaca cepat diperlukan di sini. Disamping itu, dibutuhkan tehnik membaca komplet dan membaca detail untuk ketahui secara jelas isi pesan secara tepat. Sesudah ketahui dengan jelas isi pesan, karena itu jawaban perlu direncanakan.
5. Kemahiran Tulis Dalam Membuat Notula dan Laporan
Notulen atau risalah rapat ialah catatan singkat tentang hasil satu perbincangan di dalam rapat. Notulen rapat dicatat oleh anggota pertemuan yang dipilih dan ditetapkan oleh ketua rapat, selanjutnya hasilnya diarsipkan untuk bahan alasan yang selanjutnya.
Laporan ialah suatu wujud pengutaraan info atau hasil pertimbangan atau kerja hasil secara tercatat (ada pula yang secara lisan tetapi tidak dipersoalkan di sini) dari bawahan ke seorang atasan sesuai hubungan kuasa dan tanggung jawab antara ke-2 nya, atau adalah satu cara penerapan komunikasi dari pihak yang satu pada pihak lainnya.
6. Kemahiran Dengar dan Catat Dalam Mencatat Dikte dengan Steno
Steno adalah mekanisme menulis dengan cepat, sedang dikte ialah satu cara pengutaraan info secara lisan. Karena itu, kemahiran bahasa yang berperan pada Steno yakni kemahiran menulis dan pada dikte adalah kemahiran mendengarkan.
Kemahiran bahasa yang berperan pada dikte yakni kemahiran mendengarkan aktif. Mendengarkan aktif merupakan kemahiran dengarkan suatu hal suara yang memiliki kandungan info secara aktif dari pada diri sendiri hingga ada usaha dari pendengar untuk pahami apa yang disampaikan musuh. Mendengarkan aktif seperti berikut, benar-benar dibutuhkan untuk dengarkan dikte.
Pada penerapan mendengarkan aktif, pendengar harus fokus dengan benar-benar dengarkan dan tangkap apa yang disampaikan oleh musuh berbicara dalam dikte. Sesudah tangkap secara pas, hasil penyimakan (pengetahuan) tersebut yang dicatat.
Andaikan dengarkan aktif tidak berbuah hasil yang pas, karena itu pada gilirannya pendataan steno akan turut bawa hasil yang tidak tepat.
Peran dan Tanggung Jawab
- Mendukung aktivitas administratif seperti pengendalian dan pengarsipan surat, data, dan document yang lain.
- Sampaikan info yang terkait dengan tugas, peranan dan tanggungjawab ke pimpinan.
- Mengendalikan rutinitas perusahaan, dimulai dari administrasi sampai human relations (HR).
- Mempersiapkan jadwal rapat dan beberapa dokumen yang dibutuhkan.
- Jadi mediator beberapa pihak yang ingin terkait dengan pimpinan.
- Jadi perantara pimpinan dengan bawahan.
- Memberi beberapa ide sebagai alternative pertimbangan pimpinan.