Langkah - Langkah Pelayanan Telepon Bagi Sekretaris Atau Costumer Servis
Administrasi -Telephone berawal dari kata tele dan phone yang maknanya jauh dan dengar. Maka telephone yakni bicara dari jauh. Telephone adalah alat berkomunikasi yang paling efisien. Karena itu, keinginan akan telephone makin bertambah. Telephone ialah sisi dari kehidupan manusia fasilitas pendukung bisnis.
Pengguna telephone ada di bermacam susunan masyarakat, baik pribadi atau lembaga. Saat ini telephone banyak diubah, jadi alat berkomunikasi yang multiguna dan beragam-ragam mode dan fungsi.
Etika Menangani Telepon
Salah satu pekerjaan setiap hari seorang Sekretaris atau Resepsionis adalah menghubungi dan terima telephone. Sikap hormat dan ramah dalam terima atau bertelepon benar-benar punya pengaruh pada nilai seseorang. Karena itu berlakulah wajar dan ramah dalam perbincangan ditelepon.
Bicara ditelepon harus ikhlas dan ingin mendengarkan apa yang disebutkan oleh lawan bicara Anda. Bila Anda bicara ditelepon biasakan diri untuk tersenyum. Jangan sampai sesekali berasumsi jika orang yang menghubungi tidak menyaksikan Anda.
Karena itu, upayakan beri kesan-kesan yang bagus, tidak boleh bicara dengan terburu-buru atau geram. Hati-hatilah supaya suara kecewa tidaklah sampai jelas pada suara Anda.
Suara Anda sebagai wakil suara pimpinan dan perusahaan. Sering kali orang yang menghubungi menarik ringkasan mengenai pimpinan dan perusahaan berdasar relasi yang didapatnya di saat menghubungi.
Bisa karena pelayanan telephone yang kurang membahagiakan bisa merusak semua usaha perusahaan. Karena itu, sikap yang bagus di dalam layani telephone bisa menamai baik ke kantor dan perusahaan keseluruhannya.
Langkah-Langkah dan Pelayanan Telephone
Di bawah ini beberapa langkah dan pelayanan telephone yang perlu dilakukan di saat menelepon atau terima telephone:
- Menyiapakan alat tulis, tempatkan didekat pesawat telephone supaya gampang dipakai saat dibutuhkan.
- Tulis nomor telephone penting yang kerap diperlukan dan letakanlah dimeja kerja, ini untuk mempermudah jika dibutuhkan.
- Tidak boleh bicara sama orang ke-3 di saat menghubungi.
- Dalam perbincangan telephone, tiap kata harus disampaikan secara jelas, lihat volume suara, berbicaralah secara lancar dan nada suara jangan datar.
- Angkat gagang telephone saat sebelum ke-3 kalinya telephone mengeluarkan bunyi.
- Jawab dengan memberi identitas Anda, dan segera tanya siapakah yang ajak berbicara, bila penelepon tidak mengatakan identitas tidak boleh disambungkan dengan pimpinan, walau pada kondisi mendesak.
- Bila pimpinan tidak ada di tempat, dan Anda tidak dapat menolong penelepon menangani masalahnya, karena itu tidak boleh memberitahu pimpinan dapat dijumpai.
- Bila panggilan telephone tiba, sementara Anda sedang melayani perbincangan dengan telephone lain, ucapkan jika Anda harus terima telephone lain. Meminta ke penelepon pertama supaya ingin menanti, jawab panggilan penelepon ke-2 , meminta kepadanya agar ia ingin menanti sementara Anda menuntaskan perbincangan dengan penelepon pertama, dan meminta maaf karena harus menanti.
Sekretaris yang bertanggungjawab penuh atas kelancaran terima telephone dan menelepon bisa membina hubungan baik di antara kantor dengan kantor lain serta dengan klien.
Demikian info tentang Langkah -langkah Pelayanan Telepon Bagi sekretaris atau Costumer Servis