Ini Surat Kuasa, Bukan Surat Cinta
Semenjak manusia mengenal aksara, semenjak itu pula ia terbiasa dengan keberadaan surat. Sebagai media dalam menyampaikan suatu pesan atau informasi kepada pihak lain, surat pun berkembang seiring dengan kebutuhan manusia di setiap jaman. Banyak bentuk atau jenisnya. Salah satunya adalah surat kuasa dan surat cinta.
Surat kuasa? Surat cinta? Mengapa kedua jenis surat ini yang dijadikan contoh? Tentunya ada maksud menjadikan kedua jenis surat ini sebagai perwakilan dari berbagai jenis atau bentuk surat yang pernah dikenal oleh manusia. Kedua jenis surat tersebut mewakili dua bentuk surat yang terbedakan secara jelas. Mewakili dua kelompok surat dengan karakteristik khas dan sangat kentara perbedaannya.
Ketika ‘zaman Siti Nurbaya’, para muda-mudi di masa itu lebih mengenal surat cinta sebagai cara paling lazim dalam mengungkapkan perasaan mereka. Ekspresi rasa sayang dan rindu bisa tersalurkan lewat barisan kata yang tertuang pada surat cinta. Ada pun surat kuasa, tak begitu familiar dibandingkan surat cinta.
Berbeda dengan masa sekarang. Surat cinta bukan jadi satu-satunya cara bagi muda mudi dalam menunjukkan gelora asmara mereka. Surat cinta pun lebih jarang dibuat. Sebaliknya, seiring dengan aktivitas masyarakat modern yang semakin beragam, waktu terbatas, sedangkan tuntutan atas pekerjaan makin banyak, maka surat kuasa lebih sering dibuat.
Nah, karena tulisan ini mengupas mengenai surat kuasa, maka kita tak akan mengungkit lebih jauh mengenai surat cinta. Keberadaan surat cinta hanya diperlukan sebagai contoh mendasar yang membedakan dengan surat kuasa.
Apa itu? Sederhananya, surat cinta termasuk ragam surat tidak resmi, sedangkan surat kuasa termasuk jenis surat resmi. Mengenai surat resmi dan tidak resmi, akan kita telaah bersama-sama pada tulisan selanjutnya.
Memahami Surat dan Surat Kuasa
Sebelum memahami mengenai surat kuasa, ada baiknya dimengerti terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan surat. Sebagai bentuk dari media informasi, surat dapat diartikan sebagai cara komunikasi manusia untuk menyampaikan informasi tertulis dari satu pihak ke pihak lainnya. Dulu, surat umumnya berupa lembaran kertas yang ditulis atas nama seseorang sebagai pribadi.
Surat bisa juga ditulis atas nama kedudukan (pangkat atau jabatan) seseorang dalam organisasi. Namun kini, surat tak hanya berbentuk kertas (surat konvensional). Surat yang memanfaatkan media online, yang lebih dikenal sebagai surat elektronik (e-mail), mulai banyak digunakan.
Meskipun perkembangan teknologi informasi begitu pesat, keberadaan surat tetap tak tergantikan. Ini dikarenakan surat (salah satunya surat kuasa) punya keunggulan yang tak dimiliki media lainnya.
Dilihat dari kacamata hukum, surat dapat menjadi bukti otentik yang kuat dan sah dimata hukum ketika surat itu bertanda tangan asli, bermaterai, atau berstempel (identitas resmi lembaga/organisasi).
Fungsi surat yang variatif pun jadi faktor yang membuat surat tak tergantikan. Selain sebagai media menyampaikan pemberitahuan, permintaan, gagasan kepada pihak lain, surat juga punya fungsi lainnya.
Baik itu sebagai alat bukti tulis, alat untuk mengikat, bukti historis, atau pun sebagai pedoman kerja. Khusus untuk surat kuasa, jenis surat ini merangkap beragam fungsi. Bisa sebagai alat permintaan kepada pihak lain, bisa juga merupakan alat bukti tulis yang menegaskan kewenangan atau kuasa sang pembawa surat.
Bila dari fungsinya surat punya banyak kegunaan, begitu pula dari jenisnya. Secara umum, ada tiga jenis surat (termasuk surat kuasa) jika dilihat dari bentuk bahasa, isi, dan tujuan. Dilihat dari bentuk bahasanya, surat terbagi atas tiga yaitu surat resmi/dinas, surat tidak resmi/pribadi, dan surat setengah resmi.
Ada pun dilihat dari isinya, surat dikelompokkan menjadi lima, yaitu surat keluarga/pribadi, surat sosial, surat dinas, surat setengah resmi, dan surat niaga. Sementara, surat dilihat dari tujuannya, terbagi atas enam, meliputi surat perintah, surat permohonan, surat pemberitahuan, surat penawaran, surat keterangan, dan surat keputusan.
Surat Kuasa Bukan Surat Cinta
Lalu, surat kuasa termasuk dari jenis yang mana? Jika dilihat dari bentuk bahasanya, surat kuasa merupakan jenis surat resmi. Dilihat dari isinya, surat kuasa adalah jenis surat niaga. Dan dilihat dari tujuannya, surat kuasa merupakan jenis surat perintah.
Namun, dalam praktiknya penggolongan jenis surat tidak sekaku itu. Karenanya, cara paling mudah dalam mengenali atau membuat surat kuasa yang benar adalah dengan membandingkan surat berjenis lain. Contoh paling mudah adalah membandingkan surat kuasa dengan surat cinta.
Selintas surat kuasa dan surat cinta sangat gamblang bedanya, yakni dari sisi isi dan tujuan surat itu dibuat. Tapi, dalam praktiknya ada yang menyamakan kedua jenis surat tersebut dari sisi gaya bahasa yang ditulis. Ini jelas keliru.
Surat kuasa adalah surat resmi, itu jelas. Ini membedakannya dengan surat cinta. Dalam membuat surat cinta yang termasuk surat tidak resmi, si penulis dapat bebas saja menggunakan kalimat yang tidak baku sepanjang penerima surat memahaminya. Berbeda dengan surat kuasa. Walaupun tujuannya jelas (bukan sebagai surat cinta), surat kuasa harus menggunakan kalimat baku dan sesuai EYD (Ejaan yang Disempurnakan).
Surat Kuasa dan Contohnya
Setelah mengetahui pengertian surat dan mengerti posisi dari surat kuasa, maka akan lebih mudah memahami apa itu surat kuasa. Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan kewenangan atau pendelegasian untuk melakukan suatu tindakan atas nama orang yang memberikan wewenang tersebut.
Lazimnya, surat kuasa dibuat oleh seseorang yang karena sebab tertentu tidak dapat melakukan suatu urusan. Ia pun memberikan kewenangan kepada orang lain yang ia percayai untuk menggantikannya melakukan urusan itu.
Orang tersebut (orang yang mendapat kepercayaan) di mata hukum punya kewenangan sama seperti orang yang memberikan surat kuasa. Jadi, surat kuasa erat kaitannya dengan aturan legal formal. Makanya, surat kuasa ditulis menggunakan kata-kata atau kalimat baku. Bahasa yang digunakan harus singkat, lugas, efektif, dan tidak terbelit-belit (membingungkan pembacanya).
Pemberi kuasa dalam surat kuasa tidak selalu bersifat perseorangan, begitu pula penerimanya. Surat kuasa dapat saja dibuat oleh suatu lembaga atau instansi yang memberikan kuasa atau kewenangan atas hal tertentu kepada orang atau lembaga lain. Ini biasa dilakukan dan lazim ditemukan dalam aktivitas sehari-hari.
Bagaiman cara membuat surat kuasa? Berikut ini langkah-langkah pembuatan surat kuasa secara umum:
Tulis judul surat yaitu ‘Surat Kuasa’. Bisa juga berupa ‘Surat Kuasa Khusus’ atau ‘Surat Kuasa Substitusi’ dalam kasus yang ada kaitannya dengan urusan hukum tertentu.
Cantumkan pihak-pihak atau individu yang terlibat dalam pengalihan kuasa. Pertama tulis profil lengkap dari pemberi kuasa, lalu tulis pula profil lengkap penerima kuasa.
Sebutkan secara jelas perihal atau tujuan surat kuasa dibuat.
Penutup surat yang memperjelas bahwa ini adalah surat kuasa.
Tanggal dan tempat di mana surat dibuat.
Tanda tangan dan nama lengkap dari pemberi kuasa dan penerima kuasa.
Jangan lupa menempelkan materai (biasanya senilai Rp.6.000,-) untuk menguatkan keabsahan surat. Apalagi jika surat itu termasuk surat kuasa resmi, keberadaan materai sangat penting.
Supaya surat kuasa efektif dalam menjalankan fungsinya, dan meminimalisir dampak merugikan dari pemberi kuasa, maka perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini:
Pastikan pembuat atau penerima surat kuasa adalah seseorang yang sudah dewasa, sehat fisik maupun psikisnya sehingga bisa mempertanggungjawabkan keberadaan surat kuasa dihadapan pengadilan jika terjadi sesuatu yang salah dimata hukum.
Surat kuasa harus diberikan hanya kepada orang yang benar-benar dipercaya. Jangan pernah memberikan surat kuasa kepada orang yang tidak terlalu dikenal kredibilitasnya. Terlalu berisiko.
Khusus surat kuasa perorangan, tidak perlu dicantumkan nomor surat.
Khusus surat kuasa lembaga atau instansi, ditulis pada kertas bersegel (kops surat) atau mencantumkan materai.
Surat kuasa akan punya nilai dan dapat digunakan bila ada tanda tangan kedua pihak, yaitu pemberi dan penerima kuasa.
Masih bingung? Jangan khawatir, berikut ini contoh dari bentuk surat kuasa secara umum.
SURAT KUASA
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: (nama lengkap pemberi kuasa)
Pekerjaan: (tuliskan apa pekerjaan pemberi kuasa)
Alamat: (cantumkan alamat lengkap pemberi kuasa)
Menjelaskan bahwa dengan ini memberikan kuasa kepada:
Nama: (nama lengkap penerima kuasa)
Pekerjaan: (tuliskan apa pekerjaan penerima kuasa)
Alamat: (cantumkan alamat lengkap penerima kuasa)
Untuk mewakili dan bertindak atas nama pemberi kuasa sebagai….. (jabatan atau kekuasaan dari pemberi kuasa, sebutkan pula dasar kekuatan dari pemberi kuasa, misalnya adanya SK atau sejenisnya).
Untuk itu, penerima kuasa dikuasakan untuk….. (tuliskan secara jelas tujuan pemberian kuasa). Kekuasaan ini diberikan dengan hak untuk melimpahkan baik sebagian atau seluruhnya yang dikuasakan ini kepada orang lain.
Demikianlah surat kuasa ini dibuat supaya digunakan sebagaimana mestinya.
(Nama bulan), (tanggal) (tahun)
Penerima Kuasa (_______________)
Pemberi Kuasa (___Materai______)
NB: Rincian biodata dapat ditambahkan dengan data diri atau informasi penguat lainnya.
Ragam Surat Kuasa
Surat kuasa punya banyak jenis atau pun bentuk. Baik itu yang ditulis oleh perorangan maupun lembaga atau instansi. Bentuk umum surat kuasa tak jauh berbeda seperti yang telah dicontohkan. Perbedaannya hanya pada isi surat yang memuat perihal atau tujuan surat kuasa itu dibuat.
Berikut ini contoh dari sekian banyak surat kuasa yang lazim digunakan di masyarakat:
Surat kuasa pengambilan dokumen kependudukan, ijazah, BPKB sepeda motor atau mobil.
Surat kuasa pengambilan gaji/pembayaran di bank.
Surat kuasa mencairkan uang.
Surat kuasa penjualan tanah atau barang lainnya.
Surat kuasa pengambilan keputusan usaha.
Surat kuasa pengambilan keputusan politik.
Surat kuasa perusahaan.