Pengertian Administrasi,Ciri - Ciri, Fungsi, Dan jenis Administrasi

Ketika kita membaca atau mendengar kata “administrasi” (administrasition), yang kita pikirkan adalah sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan catat - mencatat. Memang hal ini tidak salah karena kegiatan tersebut merupakan bagian dari kegiatan administrasi.

Namun apa yang dimaksud dengan kegiatan administrasi itu sendiri, dan apa tujuan dan fungsi dari kegiatan administrasi tersebut?

Penjelaskan apa itu administrasi, baik secara umum maupun menurut para ahli.

Apa tujuan dan fungsi administrasi bagi suatu organisasi. Apa saja unsur-unsur administrasi .

Ciri-ciri dan contoh kegiatan administrasi.

Penjelasan terkait dokumen administrasi akan dibahas secara rinci di sini.

Pengertian Administrasi Secara Umum

Apa yang kami maksud dengan administrasi? Pengertian administrasi adalah suatu bentuk usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penetapan kebijakan yang ditujukan untuk mencapai tujuan/sasaran organisasi. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa administrasi memegang peranan penting dalam semua kegiatan suatu organisasi.

Lebih lanjut, pengertian administrasi secara sempit dapat dipahami sebagai suatu jenis kegiatan yang meliputi pencatatan, surat menyurat, pembukuan sederhana, pengetikan, dan kegiatan lain yang bersifat teknis.

Sedangkan pengertian administrasi dipahami dalam arti luas, adalah seperangkat proses kolaboratif antara dua orang atau lebih yang bertujuan untuk mencapai tujuan dengan menggunakan sarana dan prasarana tertentu secara efisien dan efektif.

Merujuk pada pengertian Administrasi, kita dapat mengetahui tiga hal penting:

Administrasi adalah seni dan proses. Sebagai suatu seni, administrasi memerlukan bimbingan khusus yang bersifat kondisional dan situasional karena selalu memperhatikan situasi, kondisi, waktu dan tempat.

Dalam Administrasi terdapat unsur-unsur tertentu, yaitu; ada dua orang atau lebih di dalamnya, ada kerjasama antara orang-orang ini formal dan hierarkis, ada tujuan, ada misi, ketersediaan sarana dan prasarana.

Administrasi muncul bersamaan dengan munculnya peradaban manusia dimana administrasi harus mencapai tujuan bersama.

Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

Beberapa ahli administrasi menjelaskan pengertian administrasi, antara lain:

1. George R.Terry

Menurut George R. Terry, Administrasi diartikan sebagai kegiatan merencanakan, mengendalikan dan mengatur pekerjaan kantor, serta menggerakkan orang-orang untuk melakukan pekerjaan itu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2. Arthur Grager

Menurut Arthur Grager, konsep administrasi adalah fungsi pengelolaan departemen komunikasi dan dokumentasi suatu organisasi.

3. Sondang P. Siagian

Menurut Sondang P. Siagian, pengertian administrasi adalah segala bentuk proses kerjasama antara dua individu atau lebih berdasarkan rasionalitas yang dipilih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

4. Ulbert Silalahi

Menurut Ulbert, dalam arti luas, tata kelola atau administrasi adalah sintesis sistematis dan pencatatan data/informasi, baik internal maupun eksternal, dengan tujuan menyediakan informasi dan memfasilitasi pengambilannya, sebagian atau seluruhnya.

Sedangkan pengertian administrasi dalam arti sempit disebut Tata Usaha

5. Willam Leffingwell dan Edwin Robinson

Menurut Willam Leffdingwell dan Edwin Robinson, konsep administrasi adalah bagian dari ilmu manajemen yang berkaitan dengan kinerja efektif pekerjaan kantor, kapan dan di mana pekerjaan harus dilakukan.

Unsur administratif

Selain memahami pengertian administrasi, beberapa faktor penting harus ada dalam suatu bidang usaha. Menurut The Liang Gie, ada 8 elemen yang harus dimiliki administrasi:

1. Organisasi

Dalam hal ini organisasi merupakan tempat dilaksanakannya kegiatan administrasi. Di sebuah perusahaan, orang-orang yang bekerja di sana akan dikelompokkan bersama dalam sebuah wadah.

2. Manajemen

Manajemen merupakan alat utama dalam penyelenggaraan administrasi. Ada badan pengatur, motivasi, manajemen dan staf operasional. Dalam manajemen ini selalu dibagi menjadi tiga kelompok; manajer senior, manajer menengah dan manajer junior (mandor).

3. Komunikasi

administrasi pengatur juga mengatur model komunikasi antar bagian organisasi. Misalnya melalui surat, atau berita.

Sangat penting untuk mengetahui dan memperjelas arus informasi sehingga dapat terjalin komunikasi yang baik antara manajemen, pelanggan dan direktur itu sendiri.

4. Kepegawaian

Hal ini berkaitan dengan penggunaan tenaga kerja. Dalam pemerintahan terdapat proses-proses yang saling berhubungan, yaitu; penerimaan, pengaturan, penggunaan dan penghentian pekerjaan.

5. Keuangan

Ini melibatkan pembiayaan kontrak kemitraan, dari bagaimana dana diperoleh hingga pertanggungjawaban. Sebagai contoh; mengelola penjualan, pembelian, kontrak atau sewa, dan dana.

6. Perbekalan

Terkait dengan pengiriman barang, penyimpanan dan pemusnahan. Badan pengatur akan meninjau item mana yang diperlukan untuk aktivitas kerja dan mana yang tidak.

7. Tata Usaha

Kegiatan administrasi meliputi kegiatan pencatatan dokumen/data, pengarsipan dan pengiriman. Faktor administratif penting dalam tata kelola karena dapat menjadi sumber informasi bagi organisasi dalam pengambilan keputusan.

8. Hubungan Masyarakat

Humas merupakan upaya menjalin hubungan baik dengan konsumen atau pelanggan. Pemerintah akan membuat regulasi tentang bagaimana berperilaku dengan masyarakat, khususnya konsumen.

Ciri - Ciri Administrasi

Administrasi memiliki beberapa ciri/Karakteristik antara lain sebagai berikut:

Adminnistrasi memiliki tujuan yang jelas.

Di kantor administrasi, ada sekelompok dua orang atau lebih.

Administrasi selalu dikaitkan dengan kegiatan dengan kerja sama.

Dalam administrasi terdapat proses bisnis atau pekerjaan.

Kegiatan dalam manajemen selalu memiliki kepemimpinan, bimbingan dan pengawasan.

Fungsi administrasi Secara umum

Berikut adalah beberapa fungsi administrasi organisasi:

1. Planning (Perencanaan)

Planning merupakan kegiatan perencanaan yang memerlukan kegiatan administrasi, mulai dari pendataan, pengolahan data, hingga perencanaan.

2. Organizing ( Penyusunan )

Pengorganisasian adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antar anggota suatu organisasi sehingga suatu unit usaha mencapai tujuan organisasi.

3. Koordinasi (Coordinating)

Koordinasi adalah bagian dari fungsi manajemen untuk melaksanakan kegiatan tertentu agar berjalan dengan baik, menghindari kekacauan, konflik, pemutusan kegiatan yang dilakukan dengan cara menyambungkan, mempersatukan dan mengatur pekerjaan bawahan untuk kerjasama yang terencana dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

4. Laporan (Reporting)

Pelaporan adalah kegiatan mengkomunikasikan perkembangan atau hasil suatu kegiatan dengan membuat dan menyampaikan laporan tentang tugas dan fungsi pejabat senior baik secara lisan maupun tertulis untuk memperoleh gambaran kinerja tugas anggota organisasi.

5. Budgeting ( Penyusunan Anggaran )

Penganggaran adalah kegiatan perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran yang berkelanjutan dalam suatu organisasi.

6. Penempatan ( Staffing )

SDM adalah kegiatan yang berkaitan dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam organisasi; mulai dari merekrut, mengembangkan sumber daya manusia dan peralatan dalam organisasi.

7. Pengarahan ( Directing )

Mengarahkan atau menginstruksikan adalah kegiatan berinteraksi dengan anggota suatu organisasi dalam bentuk nasehat, saran, atau perintah agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Tujuan Administrasi

Setelah mengetahui pengertian dan fungsi Administrasi, maka kita akan mengetahui apa tujuan dari administrasi , yaitu:

1. Menyusun program bisnis

Setiap organisasi membutuhkan informasi dan data sebagai acuan untuk menyusun program kerja yang unggul. Dari kegiatan aadministrasi dasta dasn informasi ini dapat diperoleh

Untuk itu proses administrasi harus dilakukan secara sistematis, sehingga informasi dan data yang diperlukan dapat dengan mudah ditemukan.

2. Evaluasi kegiatan organisasi

Sistem tata kelola yang baik membantu organisasi memvisualisasikan berbagai informasi dan data. Berkat informasi dan data ini, organisasi kemudian dapat mengevaluasi setiap aktivitas yang dilakukan.

3. Mengawasi kegiatan administrasi

Kegiatan administrasi ini mencakup banyak pekerjaan, sehingga pelaksanaannya harus dilakukan secara teratur dan sistematis.

Dengan tata kelola yang baik, organisasi atau bisnis dapat mengontrol apa, bagaimana, kapan, di mana, dan mengapa suatu aktivitas dilakukan.

4. Menjamin keamanan kegiatan usaha

Setiap organisasi atau bisnis membutuhkan keamanan dalam menjalankan bisnisnya. Oleh karena itu, setiap organisasi membutuhkan tata kelola yang baik untuk memantau semua kegiatan, baik internal maupun eksternal.

Dengan adanya proses administrasi, semua kegiatan dan transaksi akan tercatat dengan jelas dan detail.

Contoh kegiatan administrasi

Selain artikel ini, kita dapat melihat beberapa contoh formulir admin berdasarkan jenisnya:

Contoh administrasi kependudukan; pembuatan kartu keluarga, kartu tanda penduduk, akta kelahiran, akta kematian dan lain-lain.

Contoh administrasi Pendidikan ; Mengatur jadwal kelas, mengelola korespondensi dan mengatur kegiatan sekolah.

Contoh administrasi perkantoran; mengurus pencatat waktu, membuat faktur impor dan ekspor, mencatat inventaris, dll. Contoh Contoh Administrasi Keuangan : menyiapkan catatan akuntansi keuangan, menghasilkan faktur, menyiapkan laporan keuangan, dll.

Contoh pengelolaan administrasi negara; aturan prosedur untuk pembentukan lembaga dan komisi pemerintah, aturan dan prosedur untuk pelayanan publik, presiden mengatur perombakan kabinet.

Peran Administrasi sebagai Queen Of Peace

Bisa dibilang rasa manajemen itu seperti Ratu Damai. Kebisingan akan terus terjadi dalam suatu usaha atau bisnis bilamana pengelolaannya tidak berfungsi dengan baik.

Jika anda tidak memiliki format penyimpanan yang rapi, anda bisa bayangkan. Apakah file dan korespondensi Anda ditempatkan sembarangan?

Suatu hari Anda benar-benar membutuhkannya dan Anda membutuhkan waktu lama untuk menemukannya. Padahal, jika Anda mengaturnya dengan baik, tentunya waktu dapat dipersingkat dan digunakan untuk mencapai tujuan lain.

Definisi administrasi dalam bisnis sebenarnya sangat luas dan akan melibatkan berbagai bentuk manajemen di sejumlah posisi dalam divisi perusahaan. Menurut kolaborator Pankaj Mishra melalui Linkedin, admin nantinya akan menjadi penghubung antar departemen yang berbeda, perusahaan mitra dan konsumen secara bersamaan.

Oleh karena itu, bidang ini setidaknya harus dapat mencakup hal-hal berikut:

Memahami pengertian administrasi

Meningkatkan efisiensi operasional staf kantor dalam hal organisasi dan manajemen administrasi kantor di bidang-bidang berikut:

Pengumuman standar penilaian yang sesuai
Pengembangan dan pengelolaan aset perusahaan
Kemampuan untuk membangun prosedur administrasi
Kemampuan untuk mengontrol dan merencanakan anggaran administrasi
Laporan kegiatan perusahaan, mulai dari penggajian, kegiatan pengiriman dan lain-lain
Namun, tugas utama administrator tergantung pada perusahaan. Yang pasti, area ini akan memastikan operasi bisnis yang efisien dari semua divisi. Mereka menjadi jembatan penghubung antara manajemen dan karyawan.

Administrasi perkantoran merupakan salah satu faktor yang berhubungan dengan efisiensi dan produktivitas kerja perusahaan. Mereka memberikan informasi yang diperlukan ke departemen yang berbeda untuk setiap deskripsi pekerjaan dan setiap rencana dari setiap arah yang akan dilakukan.

Dapatkan Buku Administrasi Keuangan Negara

Mereka menyediakan kebutuhan departemen yang berbeda, menetapkan aturan dan budaya perusahaan. Tampaknya sektor tersebut telah ditelan bumi, padahal tata kelola menjadi kunci kelancaran regulasi bisnis.

Demikianlah penjelasan mengenai pengertian pemerintahan, tujuan, fungsi, unsur dan ciri pemerintahan yang perlu kita ketahui. Semoga bermanfaat.

Administrasi Publik